Un criteriu important, la alegerea noului ERP: personalizarea.
Daca ai ajuns sa iti spui: aceasta aplicatie de afaceri parca nu este ce imi trebuie, parca as vrea altceva, inseamna ca ai ajuns sa te incadrezi intr-o tendinta generala. Din totalul implementarilor de solutii ERP din ultimii cinci ani, peste 80% au fost sisteme care au inlocuit alte sisteme, mai vechi. Dar o astfel de schimbare poate sa fie un proces dificil si anevoios. Pentru a fi eficient cand inlocuiesti o aplicatie de tip ERP, ai nevoie de cateva criterii solide. Dupa ce am vazut, in postarile anterioare, care ar fi primele patru astfel de criterii sa il vedem acum pe cel de-al cincilea. Cel fara de care schimbarea ar fi fara niciun rost.
Criteriul nr 5 – Pachetul de aplicatii ales este perfect adaptat specificului afacerii dvs.
Sunteti constient ca nu exista doua afaceri identice si, evident, nu cautati o abordare lipsita de originalitate pentru configurarea sistemului dvs. Exista insa cinci elemente-cheie ale solutiei care va ofera posibilitatea de a beneficia de un sistem perfect adaptat specificului companiei dvs.
Aceste cinci elemente sunt: finalizarea planurilor de implementare, configurarea sistemului, instrumentele pentru personalizarea sistemului dvs, tehnologiile avansate si portalurile.
Drumul de parcurs
Pasii implementarii reprezinta un plan riguros, bazat pe informatii, intocmit si testat cu grija, dezvoltat de compania dvs in colaborare cu furnizorul dvs de aplicatii ER. Acest plan detaliat va ghideaza in cadrului proceselor urmatoare:
- Realizarea unor sedinte comune cu utilizatorii finali, pentru a defini clar nevoile si asteptarile acestora;
- Definirea clara a scopului si obiectivelor, intocmirea unui grafic al implementarii, o planificare riguroasa a conversiei datelor in regim securizat;
- Identificare persoanelor din top management care pot sprijini si actiona ca vizionari;
- Formarea unei echipe de jucatori-cheie care sa actioneze pentru a indruma si a impulsiona implementarea;
- Definirea scopului proiectului;
- Crearea si executarea unui plan pe etape si a sarcinilor detaliate;
- Evaluare continua a progreselor.
Parcurgerea efectiva a acestor etape va va asigura ca inlocuirea sistemului dvs ERP va fi facuta cu succes.
Configurarea sistemului
Reactiile clientilor atesta, de regula, flexibilitatea si functionalitatea unei solutii, doua caracteristici vitale pentru satisfacerea cerintelor tehnologice si de business, in cazul fiecarei implementari. Printre elementele care conduc la personalizarea dorita se numara parametrii sistemului si setarile sale implicite. Setarile implicite sunt setari valabile la nivelul sistemului care va permit sa definiti modul in care sistemul sustine strategia dvs. proprie de business. Fiecare aplicatie are un set de parametri care sunt configurati inaintea oricarei procesari. Anumite setari, in timp ce sunt configurate in cadrul unui modul, pot reglementa, la randul lor, si alte module. Aceste combinatii ofera o gama aproape nelimitata de mijloace de stabilire a modului in care opereaza sistemul. Pentru a valorifica la maxim aceste setari la nivel de sistem, alegeti un furnizor care dispune de experti care sa va asiste eficient atunci cand va definiti metodele de operare, pentru a obtine maximum posibil de la noul dvs sistem.
Instrumente pentru personalizarea propriului sistem
Sistemul trebuie sa includa un set unic de instrumente pe care sa le puteti utiliza pentru a va maximiza in continuare investitia. Ca sa va personalizati sistemul, pot fi configurate, de exemplu, ecrane personalizate, meniuri si alerte pentru a reflecta modul in care operati. Formularele standard online (de exemplu, cele legate de facturi) pot fi conexate cu datele din cadrul sistemului, atunci cand sunt printate. Asigurati-va ca dispuneti de un set complet de formulare standard, cu multiple scopuri, si, pe langa acesta, si de un instrument care sa va ajute sa modificati sau sa creati noi formulare, atunci cand este nevoie. Veti avea nevoie, fara indoiala, de rapoarte personalizate, care pot fi imbunatatite si imbogatite pe parcurs.
Mai mult, este foarte necesar un instrument de accesare a datelor si de raportare, care sa va furnizeze flexibilitatea dorita in exploatarea datelor, fara a fi necesare cunostinte tehnice sau de programare suplimentare.
O functionalitate distincta va permite sa descarcati date intr-un fisier din computerul dvs. pentru a le analiza, a construi grafice si a intocmi previziuni si situatii de suport decizional, fara a periclita acuratetea datelor transmise in timp real. Crearea unor instrumente care sa raspunda complet cerintelor dvs. va va permite sa va puneti la punct aplicatii suplimentare web-based cu trimiteri la alte diverse aplicatii din sistem.
Instrumente avansate
Verificati daca instrumentele avansate din punct de vedere tehnologic va ajuta sa profitati de cantitatea mare de informatii stocate, in sensul imbunatatirii productivitatii. Tehnologia software extinde capabilitatile sistemelor desktop de care dispuneti. Prin intermediul acestor aplicatii, puteti opera simultan cu diverse ferestre interactive si puteti vizualiza date reprezentate grafic. Astfel de aplicatii software se pot constitui intr-o colectie inclusa in cadrul sistemului dvs, capabila sa va ofere orice informatii atunci cand aveti nevoie de ele. Datele legate de clienti, functiile sistemului si aplicatiile Microsoft® sunt doar cateva exemple dintre multiplele mini-aplicatii incluse, care vor putea fi apelate de oriunde prin sistemul dvs ERP, pentru a imbunatati oricare dintre componentele afacerii dvs.
Tehnologiile lucrative ofera utilizatorilor informatiile necesare prin trimiterea automata de mesaje, avertizari, prin monitorizare si prin intermediul sistemelor interactive de comunicatii existente. Componentele-cheie cerute de fluxul de lucru sunt urmatoarele:
1) un sistem axat pe evenimente, capabil sa administreze si sa coordoneze procesele de productie si informatiile asociate
2) comunicare on-line si vizualizare a actiunilor urmarite
3) urmarirea si monitorizarea activitatilor.
Fiecare componenta a fluxului de lucru ofera instrumente valabile, in masura sa imbunatateasca intercomunicarea si sa creasca eficienta in cadrul companiei. Toate aceste componente pot fi fundamentale in atingerea obiectivelor corporatiei, precum si a celor care vizeaza inclocuirea vechiului sistem ERP. Ele pot fi utilizate pentru a spori calitatea, pentru a reduce costurile si eforturile de ajustare tehnologica, pentru a reduce timpii totali pe seama unei mai bune colaborari si a unei transparenta sporite in cadrul lantului de aprovizionare, totul pentru a creste satisfactia clientilor printr-o comunicare mai rapida si mai clara cu acestia.
Aceste tehnologii avansate valorizeaza investitia companiei in noua solutie ERP, prin transformarea datelor in informatii pretioase, pe care utilizatorii urmeaza sa le foloseasca. E ca si cum ar fi pus in opera un model de afaceri ce accelereaza procesele, dar care, in acelasi timp, reduce erorile si intarzierile. Aceste tehnologii imbunatatesc colaborarea si comunicarea, doborand in acelasi timp barierele organizationale si pe cele legate de timp. In acest fel, se atinge un obiectiv important asumat initial, cel legat de capabilitatea solutiei ERP de a integra spectrul complet de procese si functii ale afacerii.
